内容証明郵便とは郵便物の文書の内容、差出人および名あて人を証明する特殊取り扱いの郵便です。
内容証明の良いところは、こちらからの一方的意思の通知内容であっても、その内容が法的な効果を生じる場合に証拠として残すことが出来る点です。 同時に配達証明をすることで、その通知を相手が受け取ったという証拠も残せます。
例えば、債権の消滅時効を主張する場合、時効を過ぎていたとしても時効の援用の意思表示が必要です。
内容証明は債務の消滅時効の援用通知、クーリングオフの通知、家賃請求の通知等幅広いものです。
書き方にいくつかルールがあるので紹介します。
もっと詳しくお知りになりたい方はブログで深い内容まで書いているので、ご参考にされて下さい。
内容証明の書き方と注意点
用紙、表題
用紙はサイズも含め特に規則はありません。
縦書き横書きどちらでも問題ないです。
表題はなくても問題はありませんが書いた方が文書の内容が明確になります。
差出人
法人が差出人の場合は、代表権と持っている者の表示が必要になるので、「〇〇株式会社 代表取締役△」と記載します。
受取人
受取人が法人の場合も出来れば代表権のある者の表示があった方がいいです。
文書の内容
季節の挨拶等は不要です。
文書の内容は案件によってポイントが変わってくるのでご相談下さい。
当然ですが、名前、住所、金額等の間違いはしてはいけません。
文字数
・縦書きの場合 1枚につき 1行20文字 26行以内（記号は1文字）
・横書きの場合 1枚につき 1行20文字 26行以内（記号は1文字）
1枚につき 1行13文字 40行以内（記号は1文字）
1枚につき 1行26文字 20行以内（記号は1文字）
2枚以上の場合
2枚以上の場合はつづり目に契印が必要です。
実印でなくて結構ですので文書で使用した印を使います。
必要な通数
差出人保管用、相手に郵送する分、郵便局保管用の3通が必要です。
よくある間違い
郵送する封筒に記載する住所等は文書の住所と一語一句同じである必要があります。
内容証明で通知できる一例
〇債権債務（消滅時効の援用・支払日を過ぎた借金の返済・貸主が保証人に請求・債権債務の相殺・抵当権者が転抵当権を設定等）
〇販売契約（クーリングオフ・詐欺を理由に契約解除・商品引渡のない割賦販売代金を断る・マルチ商法の契約解除等）
〇生活上 （交通事故・ケンカによる怪我・名誉棄損・迷惑駐車・他人のペットによる怪我・子供のいじめの阻止を求める等）
〇その他 （婚約破棄した相手に結納金の返還請求・協議離婚の申し入れ・配偶者の浮気相手に交際中止を求める等）